一、活动背景

整理学校档案室的活动是便于保管和利用。‌通过整理档案，可以保持文件之间的有机联系，方便管理，容易检索利用‌。具体来说，档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件。档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心，档案形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中，因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂，必须加以系统的整理，从而使其井然有序，方便管理，容易检索利用。否则，众多的档案杂乱堆放在一起，查找利用如大海捞针，不仅浪费时间，也会影响工作‌。为此，我分院特地开展了整理档案室的活动。
二、活动目的及意义

此次活动旨在可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，有力地促进收集工作。确保档案的有序性，方便快速查找和检索所需信息，为学校管理决策、教学研究等提供准确依据。保护档案安全，防止档案损坏、丢失或混乱，延长档案的保存寿命只有经过整理以后，才可以科学地鉴定其价值，确定其保管期限；只有把档案分类整理好，用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来，才有条件实现档案的科学保管；只有把档案加以分类和整理，才能够充分发挥档案信息资源的作用‌。

三、活动主题：岁月如歌，档案留痕

四、活动时间: 2024年10月17日

五、活动地点: 档案室

六、活动内容：

1.活动形式

组织参与的同学对档案室进行整理并打扫；

2.人员招募

本次活动招募志愿者8名，其中包括我院志愿者;
内部成员: (2名）
招募志愿者: (6名）

3.宣传方式

通过QQ线上结合线下向全校同学宣传。

七、活动流程

1.活动前期

（1）负责人需提前通知志愿者到梦空间报名及带上志愿帽；

（2）负责人要提前准备好志愿服和签到表；

2.活动实施

（1）负责人提前到达做好签到工作；

（2）负责人清点人数并且分配好人员工作；

（3）活动负责人讲清楚活动过程中需注意事项；

3.活动后期

（1）活动负责人清点好志愿服进行按时归还；

（2）活动负责人及时提醒志愿者到到梦空间签到；